Ikke driv bank for kundene dine

Ikke driv bank for kundene dine. Velg rett fakturaprogram og få inn pengene i tide!

Mange næringsdrivende brenner for å levere sine oppgaver og levere et best mulig produkt for sine kunder, men kan noen ganger nedprioritere det administrative som må gjøres etter at oppgaven er løst.

– Næringsdrivende bør ikke opptre som bank for sine kunder. Det er viktig med god oppfølging fra økonomimedarbeider eller ekstern regnskapsfører for å få inn pengene fra kundene fortest mulig, sier småbedriftsøkonom Johanna Aaker Lindstad i SpareBank 1 SMN.

Bør du bruke ordentlige regnskapsprogrammer?

– For å ha mest mulig kontroll og oversikt burde du bruke ordentlige regnskapsprogrammer, som enkelt viser historiske tall. I et excel-skjema kan tall enkelt endres og risikoen blir større med tanke på feilkilder. I slike programmer lukker du ofte en periode i regnskapet for rapportering til skatteetaten, for eksempel når du sender inn MVA-oppgaven, det vil si at da er den perioden lukket for endring, mener Aaker Lindstad.

Les også: Ny IA-avtale – hva betyr det for din bedrift?

Hva bør du tenke på når du skal velge fakturaprogram?

– Markedet for fakturaprogrammer er blitt enormt stort. Her må den enkelte bedrift tenke godt over behovet sitt, for så å vurdere markedets alternativer opp mot hverandre. Vi anbefaler stort sett alltid fakturaprogrammer og –moduler som er helintegrert i regnskapsløsningene vi benytter. Da slipper du å forholde deg til flere systemer. Vi opplever at de helintegrerte løsningene har effektive og sømløse funksjoner fra fakturering til innbetaling, og dette skaper bedre kontroll for bedriften. Om dette er på plass så skaper det bedre kontroll for bedriftseieren og pengene kommer raskere inn på konto, forklarer småbedriftsøkonomen.

Bør fakturaleverandøren også tilbyr inkasso- og regnskapstjenester?

– Om bedriften har planlagt å kreve inn pengene på egen hånd, så sier det seg selv at det ikke er viktig. Men i de tilfellene bedriften ønsker bistand med innfordring, så kan fordelen med slike løsninger være at bedriften får en sømløs reskontro å forholde seg til; det vil si at bedriften har løpende oversikt i sin fakturaløsning på innbetalingsstatus til tross for at innfordringen skjer hos en annen part, sier Aaker Lindstad.

Forfall på fakturaen kan være avgjørende for likviditeten til bedriften

– Du bør tenke på hvor mange dagers forfall du skal gi kundene dine, for å unngå likviditetsproblemer. Du bør også ha god oppfølging med når du sender ut fakturaen slik at dette blir gjort så fort som mulig. Slurver du med dette så kommer jo pengene senere inn på konto. Næringsdrivende som jobber med store prosjekter bør vurdere å fakturere noe på forskudd og/eller fakturere underveis i prosjektet slik at du får inn penger for å dekke egne kostnader.

– Uansett hvor stor eller liten bedriften din er så er dette viktige spørsmål å tenke på før du setter i gang med å velge fakturaløsning. Er du usikker, ta kontakt med en regnskapsfører, avslutter småbedriftsøkonomen.