Henger din bedrift med i den digitale revolusjonen?

Å droppe papirene i regnskapet og innføre elektronisk regnskapsflyt gir deg mer enn spart tid og penger. Likevel har bare hver tredje bedrift i Nord-Norge tatt steget.

To av tre bedrifter i landsdelen har fortsatt alle bilagene på papir, viser tall fra Nord-Norges største regnskapsselskap. Hvorfor tviholder noen på papirene?

– Blant de større og mellomstore selskapene er mange digitale, men vi ser at de mindre bedriftene henger etter. Mange tror at det koster mye penger. Faktisk er det motsatt – bedriften sparer både tid og penger, påpeker administrerende direktør Tom R. Aasnes i Regnskapshuset.

Endringen i regnskapsbransjen har skjedd fort. Løsningene er nå så gode at de passer for alle typer bedrifter.

– Gammel vane er vond å vende, men det er ingen grunn til å holde på gamle rutiner rundt fakturahåndtering inn og ut, banktransaksjoner og regnskapsføring. Samtidig gir digitaliseringen deg bedre økonomistyring, mener Aasnes.

Effektiv fakturering

Hver måned håndterer Regnskapshuset 16 000 fakturaer for kundene. Bare 60 % er EHF-faktura, et tall som øker for hver måned. EHF betyr at fakturaen sendes direkte fra avsenders til mottakers økonomisystem. Bedriften sparer tid ved at opplysninger som KID, bedriftsopplysninger og fakturanummer behandles automatisk. Det er derfor ikke det samme som eFaktura, som dukker opp direkte i nettbanken.

– Overraskende mange mottar fortsatt faktura på PDF og printer den ut. Det er helt unødvendig, og absolutt ikke digitalt. De av våre kunder som ha gått over til elektroniske fakturaprosesser har kun 5 % papirfakturaer. De legger vi inn i systemet ved skanning, forklarer Aasnes.

– Hva kreves egentlig for å digitalisere regnskapsrutiner?

– Snakk med din regnskapsfører. De bør tilby et elektronisk dokumenthåndteringssystem, slik at du slipper tidkrevende manuelt arbeid. I tillegg må du også aktivere e-faktura, EHF og remittering. Når alt dette er på plass skal ikke bedriften motta noen fakturaer utenfor systemet lenger.

– Er det virkelig så enkelt?

– Vi skal ærlig innrømme at IT-systemene ikke er så enkle og sømløse som mange leverandører skal ha det til. Sammen med våre kunder har vi fått erfaring og utviklet rutiner til hvordan vi og bedriftslederne skal sette opp og bruke systemene på en kostnadseffektiv og tidsbesparende måte.   Det viktigste her er prosessen rundt inngående faktura og betaling, der bedriftenes faktura kommer til vårt fakturamottak før de behandles elektronisk.  All regnskapsinformasjon og rapporter blir tilgjengelig via skytjenester, sier Aasnes.

Les også: 130 millioner i tvangsmulkter for rot i regnskapet

Utvikles raskt

Automatisering i regnskapsbransjen betyr å få dataene elektronisk, hvor EHF-faktura gjør at man slipper å bruke tid på manuelle prosesser som scanning og plotting.

– En fordel er at regnskapsføringen blir mer presis. Men for bedriften er kanskje det viktigste at de heller kan bruke tid og ressurser på det de er spesialister på, mener Aasnes.

– Hva er det neste store innen digitalisering i regnskapsbransjen?

– Allerede er vi der at alt av regnskapsbilag blir automatisert, og fremover har vi tro på bruken av robotteknologi for å automatisere flere prosesser. Dette er noe vi har stor tro på. Gjennom vårt samarbeid i SpareBank 1-alliansen har vi med full kraft gått inn i utviklingen her. Som Norges største aktør innen regnskap gir det oss nødvendig kraft til å være i internasjonal toppklasse, sier Aasnes.

– Hva er konsekvensen for de som tviholder på gamle metoder?

– De beste selskapene i verden er veldig gode på tre områder: det ene er faget, det andre er håndtering av markedet og det tredje er forretningsorden og styring på økonomien. Tar du bort en av delene fungerer det ikke. Det ser vi tydelig i våre rolle som rådgiver. De som velger å overse utviklingen vil ikke bare få det mer tungvint og kostbart, de setter fremtiden til selskapet på spill. Det holder ikke bare å være god på kjernevirksomheten.

Derfor bør du gå for elektronisk regnskapsflyt:

  • Faktura kommer umiddelbart fra leverandøren
  • Ingen manuell postbehandling
  • Ingen papirrot og papirarkiv
  • Automatisk generert betaling som kan ettergodkjennes i nettbanken
  • Oversikt over alle faktura i flyt
  • Lett å organisere attestering og anvisning ved flere personer – helt stedsuavhengig
  • Raskere oppdatert regnskap
  • Bedre økonomisk oversikt
  • Lettere for revisjon
  • Jobb fra mobile flater hvor som helst
  • Sparer administrativ tid i alle ledd
  • Sparer regnskapskostnader

Les mer om elektronisk regnskapsflyt på snnregnskap.no.