Fra venstre: Ronni Isaksen, Arne Pedersen, Tom Robert Aasnes, Susanne Aasnes Pedersen og Monica Pedersen.

Nye regler om naturalytelser

De nye reglene vi fikk 1. januar 2019, om innrapportering og verdsettelse av naturalytelser, har gitt et langt mer komplisert regelverk enn de fleste forestilte seg da forslagene ble fremmet. Dette har betydning for både ansatte og arbeidsgiver.

Fra 1.1.2019 fikk vi nye regler for rapportering og skattlegging av naturalytelser. De nye reglene knytter seg til fire forhold:

  1. Personalrabatter, herunder arbeidsgivers plikt til innrapportering.
  2. Tredjepartsrabatter, herunder arbeidsgivers plikt til innrapportering.
  3. Verdsettelse av naturalytelser (personalrabatter og tredjepartsrabatter).
  4. Andre forhold, herunder nye regler for gaver, overtidsmat, fri avis og arbeidsgiverfinansiert barnehage.

De vesentligste endringene knytter seg til naturalytelser av typen personalrabatt og tredjepartsrabatt. De nye reglene om skatteplikt og rapporteringsplikt for naturalytelser gjør det nødvendig å klargjøre skillet mellom personalrabatt og tredjepartsrabatt, samt hvordan slike ytelser skal verdsettes. Denne artikkelen vil fokusere på slike rabatter.

Regelendringene som påvirker øvrige forhold, slik som gaver, overtidsmat, fri avis og lignende, framstår som ganske uproblematisk med forholdsvis klare detaljregler.

1. Personalrabatter

Personalrabatter er rabatter ansatte får på varer og tjenester som omsettes i:

  • Arbeidsgivers virksomhet
  • Annet selskap i samme konsernet
  • Forretningsforbindelser (kunder/leverandører) av de to overnevnte, i den grad det gjelder en helt identisk vare eller tjeneste

Personalrabatt på inntil kr 8 000 årlig er skattefritt for den ansatte og rabatten kan være opptil 100 prosent, det vil si at varen kan være gratis. Den delen av rabatten som eventuelt overstiger kr 8 000 vil arbeidsgiver være pliktig å innrapportere som skattepliktig for den ansatte.

En arbeidstaker som har flere avtaleregulerte arbeidsforhold kan få skattefri personalrabatt på inntil kr
8 000 fra hver av sine arbeidsgivere. Pensjonister og styremedlemmer likestilles med ansatte, mens aksjonærer ikke omfattes.

Dersom personalrabatten gis til den ansattes venner og familie vil som hovedregel rabatten være å anse som en «fordel vunnet ved arbeid» for den ansatte. Denne vil da være skattepliktig for den ansatte fra første krone tilnærmet ordinær lønn. Dette forutsetter at de aktuelle personene ikke kunne oppnådd samme rabatt uten tilknytningen til den ansatte.

Vi gjør for ordens skyld oppmerksom på at disse reglene ikke omfatter fordel ved rimelig lån i arbeidsforhold. Her foreligger det egne bestemmelser.

2. Tredjepartsrabatter

Med tredjepartsrabatter menes rabatter, gaver, reiser og lignende som ansatte får fra arbeidsgivers forretningsforbindelser og samarbeidspartnere. Dette omfatter også tilfeller der ansatte selv gjennomfører kjøp, men får utgiftene refundert fra arbeidsgiver på reiseregning eller som utlegg. Bonuspoeng på flyreiser er et typisk eksempel på dette.

Det må antas å måtte være et visst minimumsomfang av samarbeid før en part blir å anse som en forretningsforbindelse, og dette vil nok måte vurderes konkret i det enkelte tilfelle. Dersom et rørleggerfirma har gjort en enkelt jobb for et treningssenter, vil ikke dette hindre treningssenteret fra å tilby de ansatte i rørleggerfirmaet en skattefri rabatt. Dersom de har et fast kundeforhold så vil saken stille seg annerledes.

I den grad det er arbeidsgiver som tar kontakt med treningssenteret og ber om rabatt for sine ansatte vil man imidlertid omfattes av skattepliktig rabatt fra tredjepart. Det har således stor betydning hvem som tar initiativ til rabatterte priser.

Slike tredjepartsrabatter er skattepliktig for den ansatte fra første krone, og fra og med 2019 er det arbeidsgiver som har den formelle rapporteringsplikten når en ansatt mottar rabatter. Dette er nok den viktigste merbyrden arbeidsgiver har fått med de nye reglene.

Arbeidsgiver må i den forbindelse etablere rutiner som bidrar til at de mottar informasjon både om at det er gitt slike ytelser og hvilket beløp som skal innrapporteres. Tredjeparter har ingen lovbestemt plikt til å gi slike opplysninger og ansvaret ligger dermed hos arbeidsgiver.

I den forbindelse har Skattedirektoratet uttalt at arbeidsgiver

  • Plikter å ha rutiner som sikrer at arbeidsgiver mottar de nødvendige opplysninger om fordeler ansatte mottar gjennom tredjeparter.
  • Må sørge for en tilstrekkelig aktiv oppfølging som sikrer at de ansatte etterlever de rutiner og regler som arbeidsgiver har pålagt.

Skattedirektoratet har videre uttalt at det i utgangspunktet ikke anses tilstrekkelig at arbeidsgiver i arbeidsavtale kun pålegger den ansatte en informasjonsplikt, uten noen form for ytterligere oppfølging.

Særskilt om bonusreiser

At det er skatteplikt på bonusreiser og bonusovernattinger ved private reiser betalt med poeng opptjent i jobbsammenheng, er ikke noe nytt. Det nye er at arbeidsgiver har fått et klarere ansvar for å følge opp og innrapportere uttak av slike private bonusreiser. Bruk av poeng opptjent på private reiser vil alltid være skattefri og skal følgelig heller ikke innrapporteres av arbeidsgiver.

Fordelen skal settes til markedsverdien av en identisk reise – det vil si samme reise, samme reisetidspunkt og samme bestillingstidspunkt. Fordelen skal innrapporteres av arbeidsgiver, men opplysningene må arbeidsgiver få fra den ansatte. Skattedirektoratet forutsetter som tidligere nevnt en aktiv oppfølging fra arbeidsgiver.


3. Verdsettelse av naturalytelser – personalrabatt og tredjepartsrabatt

Naturalytelser skal verdsettes til omsetningsverdien i sluttbrukermarkedet, det vil si den prisen som er allment tilgjengelig for andre forbrukere. Den skattepliktige fordelen av en naturalytelse er differansen mellom omsetningsverdien i sluttbrukermarkedet og det den ansatte har betalt for varen eller tjenesten.

Ved beregning av omsetningsverdi kan det således tas hensyn til rabatter som er generelt tilgjengelig for andre forbrukere. Her vil man kunne ta utgangspunkt i prissammenligninger på nett, tilbud fra andre leverandører og lignende. Skattedirektoratet presiserer at sammenligningen må gjelde nøyaktig samme vare eller tjeneste samt at de vil stille svært strenge krav til dokumentasjonen av benyttet pris. Her vil eksempelvis bilde av annonse som viser tilbudspris på identisk vare eller tjeneste være tilstrekkelig.

Det kan forøvrig nevnes at arbeidsgiver har en rett, men ikke en plikt, til å identifisere lavest mulig omsetningsverdi. De står altså fritt til å legge sin ordinære pris til grunn, uavhengig av om de selv opererer med tilbud eller at konkurrenter selger like varer eller tjenester til lavere pris.

Fordelen skal verdsettes og rapporteres når den er mottatt, det vil si på betalingstidspunktet. Dette følger av kontantprinsippet. Det er denne fordelen arbeidsgiver plikter å behandle og rapportere som skattepliktig inntekt for den ansatte.

Hva bør arbeidsgiver gjøre

Med bakgrunn i de strenge rapporteringspliktene som nå er pålagt arbeidsgiver, er det viktig at man snarest skaffer seg oversikt over de rabattordninger ansatte har tilgang til i dag gjennom

  • Arbeidsgiver
  • Andre selskaper i konsernet
  • Forretningspartnere av arbeidsgiver eller konsernet
  • Tredjeparter

Arbeidsgiver må vurdere de enkelte rabattordninger opp mot det nye regelverket, herunder hvilken betydning dette antas å ville ha for arbeidsgivers oppfølging og rapporteringsplikt, samt ansattes skatteplikt.

Dette vil kunne legge grunnlaget for hvilke tiltak som må iverksettes for å håndtere de nevnte arbeidsgiverpliktene, eksempelvis  

  • Utarbeidelse og implementering av nye rutiner, retningslinjer og policies
  • Etablering av nye avtaler
  • Endring eller avslutning av eksisterende avtaler

I den grad man har en del rabattordninger vil et slikt arbeid fort kunne bli forholdsvis omfattende og ha konsekvenser på flere ulike områder i bedriften. Man bør derfor ta tak i dette så fort som mulig.

Trenger du bistand med å håndtere det nye regelverket?

Sparebank1 Regnskapshuset Nord-Norge AS kan hjelpe deg med en helhetlig håndtering av det nye regelverket. Vi kan bistå med fortolkning av regelverket, bidra til å skaffe oversikt over hva som er aktuelt for den enkelte arbeidsgiver, hvordan dette skal håndteres og hvilke tilpasninger som kan og bør gjøres.

Kontakt oss gjerne for en avklarende prat.

Hjelp til selvhjelp

Skattedirektoratet kom med to prinsipputtalelser 6. mai 2019 knyttet til de nye reglene. Den ene omtales som en «veileder» til forståelsen av regelverket, og den andre inneholder 55 aktuelle spørsmål med tilhørende svar. Nedenfor følger link til de to nevnte prinsipputtalelsene.